Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.
Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).
Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:Dashserver.io
Diese Website wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert.
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht) zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Zur Missbrauchsvermeidung setzen wir ein mathematisches CAPTCHA sowie ein Rate-Limit ein. Die IP-Adresse wird zu diesem Zweck vorübergehend protokolliert.
Ihre Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck der Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage).
Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den Anmeldezeitpunkt, Ihre IP-Adresse und einen automatisch generierten Willkommens-Gutscheincode. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder Newsletter-Mail oder per E-Mail an datenschutz@xmade-systems.com abbestellen. Nach Abmeldung werden Ihre Daten aus dem Newsletter-Verteiler entfernt.
Über unser Online-Buchungssystem können Sie Termine (Beratung, Reparatur, Vor-Ort-Service, Wartung) buchen. Wir verarbeiten dabei: Name, E-Mail, Telefonnummer, gewünschter Termin, gewählte Dienstleistung, Beschreibung Ihres Anliegens sowie ggf. eine Kundennummer (bei Wartungsverträgen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung).
Buchungsdaten werden bis zur vollständigen Abwicklung des Auftrags gespeichert. Anschließend gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insb. § 147 AO, § 257 HGB, in der Regel 6–10 Jahre für Rechnungsbezogene Unterlagen).
Zur digitalen Annahme von Angeboten und Verträgen bieten wir eine elektronische Signatur an – entweder über einen Signatur-Link per E-Mail (Magic-Link) oder direkt im Kunden-Portal nach Login. Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur (EES) im Sinne von Art. 3 Nr. 10 eIDAS-Verordnung. Für die Textform nach § 126b BGB und für den Beweiswert im Zivilprozess (§ 371a ZPO, freie Beweiswürdigung) ist diese Form ausreichend.
Bei einer Signatur verarbeiten wir folgende Daten: Ihr Name, optional Rolle/Funktion, E-Mail-Adresse, die gezeichnete Unterschrift (als SVG-Vektorbild), ein SHA-256-Hash über den Dokumentinhalt (Manipulationsschutz), Ihre IP-Adresse, den Browser (User-Agent) und einen exakten Zeitstempel. Diese Metadaten dienen als Nachweis der Willenserklärung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung bzw. vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten).
Aufbewahrung: Signatur, Signaturmetadaten und das jeweilige Dokument werden bis zu 10 Jahre nach Ende des Vertragsverhältnisses gespeichert (§ 257 HGB, § 147 AO). Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine anderen Aufbewahrungspflichten oder Rechtsstreitigkeiten entgegenstehen.
Verbraucher-Widerrufsrecht: Handeln Sie als Verbraucher und schließen Sie den Vertrag im Fernabsatz, steht Ihnen ein 14-tägiges Widerrufsrecht gemäß §§ 355 ff. BGB zu. Details in unserer Widerrufsbelehrung.
Empfänger: Die Daten werden ausschließlich auf unseren eigenen Servern in Deutschland verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte findet nur statt, soweit gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Finanzamt, Gerichte).
Sie erhalten nach der Signatur einen Beleg mit Dokument-Hash und Zeitstempel zum Download. Auf Wunsch senden wir Ihnen eine PDF-Kopie des signierten Dokuments zu.
Unsere Website verwendet Cookies. Beim ersten Besuch fragen wir Ihre Einwilligung über einen Cookie-Banner ab. Sie können zwischen den folgenden Kategorien wählen:
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie im Footer auf „Cookie-Einstellungen“ klicken.
Auf unserer Website nutzen wir den Live-Chat-Dienst „SalesIQ“ der Zoho Corporation B.V., Hoogoorddreef 15, 1101 BA Amsterdam, Niederlande (europäische Rechenzentren). Der Chat wird ausschließlich geladen, nachdem Sie in unserem Cookie-Banner die Kategorie Marketing aktiviert haben.
Bei aktivem Chat verarbeitet Zoho: IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen, besuchte Seiten, Chat-Verlauf sowie ggf. Name und E-Mail, wenn Sie diese im Chat angeben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Datenverarbeitung findet ausschließlich in der EU statt. Weitere Informationen: zoho.com/privacy.html.
Für Kunden mit einem aktiven Wartungsvertrag oder einer Buchung des Dienstes XmadeGuard (IT-Monitoring) betreiben wir Monitoring-Systeme, die technische Kennzahlen der überwachten Geräte (Verfügbarkeit, Systemauslastung, Sicherheitsereignisse, Update-Status) erheben.
Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen eines separat geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Details, Datenschutzmaßnahmen und Aufbewahrungsfristen werden im jeweiligen Servicevertrag geregelt. Endkunden/Privatpersonen ohne Wartungsvertrag sind hiervon nicht betroffen.
Der Provider erhebt und speichert automatisch Informationen in sog. Server-Log-Dateien (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, Browser-Kennung). Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar und werden zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs und zur Angriffserkennung ausgewertet.
Wir führen zudem ein internes Sicherheits-Log (fehlgeschlagene Login-Versuche, blockierte Angriffe, Rate-Limit-Verstöße) sowie ein Log über Formularabsendungen und Callback-Anfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit). Die Logs werden regelmäßig rotiert und nach spätestens 90 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Vorfalls benötigt werden.
Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen die gesetzlich vorgeschriebenen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
Sie haben jederzeit das Recht:
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Marcell Kessler
Datenschutzbeauftragter
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Stand: 02.11.2026
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